Eventos: ¿Qué Son?, ¿Qué Busca el Cliente?, ¿Qué Somos Nosotros?

Hay diferentes tipos de eventos como son:

• Eventos profesionales, esto es, los de congresos, reuniones, donde se reúnen por motivos de trabajo, en los que el cliente busca tenerlo todo y todo preparado, es decir, que las salas de reuniones puedan ser amplias, con pantallas de proyección de buen tamaño, buena iluminación, flipchart, etc, donde se les pueda ofrecer para continuar interactuando coffee break, lunch, cóctel, alojamiento (en caso de realizarse en hoteles o necesidad de ello), comida o cena de fin de reunión o congreso.

• Por otro lado tenemos el evento lúdico, social, donde el cliente contrata un evento por motivos festivos, como pueden ser las conocidas “BBC”, donde deposita su confianza en nuestra profesionalidad y experiencia, o mejor dicho, en nuestro “savoir faire”. En este tipo de eventos tan especiales somos partícipes de sus sueños, ilusiones o esperanzas depositados en ese día tan especial.

Me gustaría centrarme en este último por mi experiencia en sala desde hace 22 años, y más concretamente en el trabajo que realizamos y que no se ve, no se sabe, para que el evento llegue a buen puerto.

• ¿Qué busca el cliente?: Tranquilidad, nuestra experiencia.
• ¿Qué esperan de nosotros?: Seamos capaces de cumplir sus expectativas.
• ¿Por qué vienen a nosotros?: Por nuestra profesionalidad y rigor.
• ¿Qué es la sala en eventos?: Vendedores de sueños, de recuerdos, experiencias a vivir en ese día.

Todo el tiempo que transcurre desde que contrata el cliente hasta que acaba su celebración hay un permanente trabajo detrás, la parte que no se ve, y es quizá la parte más importante de cualquier evento, ya que el cliente e invitados sólo suelen percibir la agilidad o no del servicio recibido y su calidad correspondiente, un engranaje puesto en marcha durante este proceso: visita, contratación, detalles, menús, decoración, personal, material necesario, horarios establecidos, servicio a realizar, post-servicio.

Todo lleva una coordinación entre sala y cocina fundamentalmente, aunque también con comercial, mantenimiento, limpieza (en los establecimientos donde los haya), donde suele hacerse internamente una reunión previa varios días antes del evento para terminar de perfilar todos los detalles y dejar todo definido al 100%, y en la que se establece el menú definitivo, el servicio a realizar (emplatado o a la americana, a la rusa o gueridón o a la inglesa, necesitando personal cualificado sobre todo para los dos últimos servicios, donde se va a resaltar la destreza y profesionalidad de la sala).

Nos solemos valer de una orden de servicio (documento por el que todas las partes implicadas tendremos los mismos datos explicativos del evento, usadas fundamentalmente en hoteles). Los clientes buscan cada vez más lugares abiertos, jardines, poder jugar más con la decoración del local.

Particularmente siempre me apoyo en un check-list de eventos, donde dispongo de 3 partes, el pre-evento (es la parte comentada anteriormente, reuniones de las partes implicadas varios días antes), el evento (material necesario como cubertería, cristalería y loza, personal, tanto de montaje previo, servicio y de cierre, mantelería, mesas y sillas, el protocolo o seating de mesas, en definitiva, cualquier detalle que nos pueda ser útil para el evento y lo más importante para mí es un briefing o reunión previa al evento con el personal y donde dejo por escrito para evitar cualquier duda, el menú, el timing del evento, las bebidas a llevar hasta con sus denominaciones de origen, rangos (las mesas que llevarán los camareros), menús especiales y quien los lleva, plano del salón, y el después (quien recoge el salón, quien va a la barra libre si la hay, quien o quienes se encargan del repaso de material para dejarlo preparado para montaje siguiente, etc). ¿Por qué lo hago?, muy fácil, porque si la orquesta está bien afinada sonará la mejor melodía posible durante esas 2 ó 3 horas que suele durar un evento si contamos con cóctel de bienvenida. Nunca dejar nada al azar. Así me enseñaron y así llevo trabajando casi 22 años en esta profesión.

Resumiendo, si la sala de un restaurante es como un teatro, en un evento de estas características la sala, a mi entender y experiencia, es como una orquesta bien afinada donde el Maître es el director de orquesta, los camareros y resto de personal los músicos donde cada uno tiene su lugar establecido (su trabajo a realizar) ya asociado. Todos juntos, organizados, llegando así al objetivo propuesto, conseguiendo la mejor sinfonía.

Miguel Ángel Cárceles Cascales

2º Maître